Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

She Care Consulting: de onderneming She Care Consulting, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97956287;

opdrachtgever: de werkgever of andere zakelijke organisatie die een overeenkomst aangaat met She Care Consulting;

opdracht: de overeenkomst tussen She Care Consulting en de opdrachtgever voor dienstverlening rondom werk & mantelzorg;

medewerker: een medewerker van de opdrachtgever die in het kader van de opdracht gebruikmaakt van ondersteuning van She Care Consulting;

medewerkerintake: een individueel gesprek waarin She Care Consulting samen met een medewerker de mantelzorgsituatie, relevante knelpunten en mogelijke vervolgstappen in kaart brengt;

organisatiescan: een analyse van de wijze waarop werk & mantelzorg binnen de organisatie is ingericht, bijvoorbeeld op het gebied van beleid, processen, communicatie, rollen en beschikbare ondersteuning;

pilot: een afgebakende opdracht voor bepaalde tijd waarin She Care Consulting haar dienstverlening binnen de organisatie uitvoert en evalueert;

structurele ondersteuning: dienstverlening die gedurende een langere of doorlopende periode wordt aangeboden;

schriftelijk: per brief of per e-mail.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van She Care Consulting.
2. Afwijkingen gelden alleen wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.
3. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij She Care Consulting schriftelijk uitdrukkelijk met de toepasselijkheid daarvan heeft ingestemd.
4. Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling zo nodig door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking daarvan.

Artikel 3 – Offertes en totstandkoming van de opdracht

1. Offertes zijn vrijblijvend en dertig dagen geldig, tenzij in de offerte een andere termijn is vermeld.
2. De opdracht komt tot stand wanneer de opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk aanvaardt of wanneer She Care Consulting met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering begint.
3. In de offerte of opdrachtbevestiging worden de aard en omvang van de dienstverlening, looptijd, tarieven en eventuele aanvullende afspraken vastgelegd.
4. De algemene voorwaarden worden vóór of bij het aangaan van de opdracht aan de opdrachtgever beschikbaar gesteld.
5. Bij tegenstrijdigheid tussen de offerte of opdrachtbevestiging en deze algemene voorwaarden gaan de specifiek in de offerte of opdrachtbevestiging gemaakte afspraken voor.

Artikel 4 – Aard van de dienstverlening

1. She Care Consulting ondersteunt werkgevers bij het praktisch organiseren van werk & mantelzorg.
2. De dienstverlening kan onder meer bestaan uit:
   • een organisatiescan;
   • individuele medewerkerintakes en praktische ondersteuning;
   • ondersteuning en een aanspreekpunt voor HR en leidinggevenden;
   • het signaleren van terugkerende knelpunten;
   • geanonimiseerde inzichten op organisatieniveau;
   • analyse en advies over beleid, processen, communicatie en ondersteuning rondom werk & mantelzorg.
3. De precieze omvang van de dienstverlening wordt per opdracht vastgelegd.
4. She Care Consulting voert haar werkzaamheden zorgvuldig, professioneel en naar beste inzicht en vermogen uit. De dienstverlening is een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.
5. She Care Consulting garandeert niet dat haar dienstverlening leidt tot een bepaalde uitkomst, waaronder vermindering van verzuim, een bepaalde personele uitkomst of toekenning van zorg, voorzieningen, indicaties, vergoedingen of andere ondersteuning.

Artikel 5 – Individuele ondersteuning van medewerkers

1. Een medewerkerintake is bedoeld om de situatie van de medewerker in kaart te brengen, overzicht te creëren en mogelijke praktische vervolgstappen te bepalen.
2. Afhankelijk van de vraag kan She Care Consulting informatie geven over mogelijke routes binnen zorg en ondersteuning, relevante regelingen verduidelijken, helpen bij het voorbereiden van vervolgstappen of adviseren aanvullende deskundigheid in te schakelen.
3. She Care Consulting verleent geen medische, juridische of financiële dienstverlening en vervangt geen arts, advocaat, financieel adviseur, zorgaanbieder, gemeente, uitvoeringsinstantie of andere bevoegde deskundige of instantie.
4. She Care Consulting neemt geen formele beslissingen namens de medewerker en garandeert niet dat een aanvraag, verwijzing, advies of andere vervolgstap tot een bepaalde uitkomst leidt.
5. De medewerker blijft verantwoordelijk voor persoonlijke beslissingen over de eigen mantelzorgsituatie.
6. Wanneer specialistische ondersteuning nodig is, kan She Care Consulting de medewerker adviseren of verwijzen naar een passende externe deskundige.

Artikel 6 – Verantwoordelijkheid van de opdrachtgever

1. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor personeelsbeleid, arbeidsvoorwaarden, beslissingen over medewerkers en de toepassing van beleid binnen de eigen organisatie.
2. Advies van She Care Consulting ontslaat de opdrachtgever niet van de eigen wettelijke en organisatorische verantwoordelijkheden.
3. De opdrachtgever verstrekt tijdig de informatie en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
4. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die aan She Care Consulting wordt verstrekt.
5. Wanneer medewerkers gebruik kunnen maken van de dienstverlening, zorgt de opdrachtgever voor de afgesproken interne communicatie en bereikbaarheid van de ondersteuning.

Artikel 7 – Organisatiescan

1. Een organisatiescan brengt in kaart hoe werk & mantelzorg binnen de organisatie is ingericht en waar mogelijke verbeterpunten liggen.
2. Afhankelijk van de opdracht kan She Care Consulting daarbij onder meer kijken naar beleid, processen, communicatie, verantwoordelijkheden, vindbaarheid van ondersteuning en aansluiting tussen beleid en dagelijkse praktijk.
3. Een organisatiescan is adviserend van aard. De opdrachtgever bepaalt zelf welke aanbevelingen worden overgenomen en is verantwoordelijk voor de implementatie daarvan, tenzij implementatie uitdrukkelijk onderdeel van de opdracht is gemaakt.
4. Een losse organisatiescan omvat geen individuele medewerkerondersteuning of doorlopende beschikbaarheid voor medewerkers, HR of leidinggevenden, tenzij dit schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 8 – Pilot

1. Een pilot is een afgebakende opdracht voor bepaalde tijd. De looptijd, omvang en prijs worden in de offerte of opdrachtbevestiging vastgelegd.
2. Tenzij schriftelijk anders is afgesproken, kan een pilot onder meer bestaan uit:
   • een startgesprek;
   • een scan van de huidige situatie;
   • een vooraf afgesproken maximumaantal medewerkerintakes;
   • een aanspreekpunt voor HR binnen de afgesproken omvang;
   • het verzamelen van relevante geanonimiseerde signalen;
   • analyse en advies voor de organisatie;
   • een afsluitende evaluatie.
3. Het in de offerte genoemde maximumaantal medewerkerintakes is een maximum binnen de overeengekomen pilotprijs. Niet-benutte intakes geven geen recht op restitutie en worden niet automatisch meegenomen naar een volgende opdracht.
4. Extra medewerkerintakes of andere aanvullende werkzaamheden worden alleen uitgevoerd wanneer daarover aanvullende afspraken zijn gemaakt.
5. De pilot eindigt automatisch na afloop van de overeengekomen looptijd. Voortzetting vindt alleen plaats wanneer partijen daarover nieuwe afspraken maken.
6. Een pilot kan niet tussentijds regulier worden opgezegd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
7. Afspraken over het annuleren of niet verschijnen bij een geplande medewerkerintake kunnen aanvullend worden vastgelegd in de praktische afspraken bij de opdracht.

Artikel 9 – Structurele ondersteuning

1. Structurele ondersteuning wordt ingericht volgens de afspraken in de offerte of opdrachtbevestiging.
2. Daarin wordt vastgelegd welke dienstverlening is inbegrepen, welke gebruiksgrenzen eventueel gelden, welke looptijd van toepassing is en welke vergoeding verschuldigd is.
3. Wanneer een structurele opdracht voor onbepaalde tijd wordt aangegaan en geen andere opzegtermijn is afgesproken, kan iedere partij de overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van twee maanden.

Artikel 10 – Omvang van de opdracht en meerwerk

1. Alleen de werkzaamheden die in de offerte of opdrachtbevestiging zijn opgenomen, behoren tot de opdracht.
2. Werkzaamheden buiten de overeengekomen omvang gelden als meerwerk.
3. Wanneer meerwerk aanvullende kosten met zich meebrengt, bespreekt She Care Consulting dit zoveel mogelijk vooraf met de opdrachtgever.
4. Incidenteel uitgevoerde aanvullende werkzaamheden worden niet automatisch onderdeel van de huidige of toekomstige opdracht.
5. Wanneer aanvullende werkzaamheden noodzakelijk worden doordat de opdrachtgever informatie of medewerking niet, onjuist of te laat verstrekt, mag She Care Consulting de daaruit voortvloeiende redelijke extra werkzaamheden als meerwerk in rekening brengen.

Artikel 11 – Inschakeling van derden

1. She Care Consulting mag voor de uitvoering van de opdracht andere deskundigen of uitvoerders inschakelen wanneer dit passend is binnen de dienstverlening.
2. Wanneer de inzet van een derde aanvullende kosten voor de opdrachtgever met zich meebrengt, worden hierover vooraf afspraken gemaakt.
3. Wanneer She Care Consulting uitsluitend verwijst naar een onafhankelijke externe deskundige of organisatie en de medewerker of opdrachtgever vervolgens zelf een overeenkomst met deze partij aangaat, is deze externe partij verantwoordelijk voor de eigen dienstverlening.

Artikel 12 – Vertrouwelijkheid

1. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht ontvangen vertrouwelijk.
2. Persoonlijke gesprekken met medewerkers en informatie over individuele mantelzorgsituaties worden door She Care Consulting vertrouwelijk behandeld.
3. She Care Consulting deelt in beginsel geen inhoudelijke informatie over een individuele medewerker met de opdrachtgever.
4. De opdrachtgever ontvangt, wanneer dit onderdeel is van de opdracht, uitsluitend geanonimiseerde inzichten op organisatieniveau die niet tot individuele medewerkers herleidbaar zijn.
5. De geheimhoudingsplicht blijft na beëindiging van de opdracht bestaan.
6. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover verstrekking noodzakelijk is op grond van een wettelijke verplichting of een bindend bevel van een bevoegde instantie.

Artikel 13 – Privacy en persoonsgegevens

1. She Care Consulting verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.
2. In de privacyverklaring van She Care Consulting wordt beschreven hoe zij persoonsgegevens verwerkt waarvoor zij zelf verantwoordelijk is.
3. Wanneer een opdracht aanvullende afspraken over persoonsgegevens vereist, leggen partijen de relevante rollen en verantwoordelijkheden vóór aanvang van de betreffende verwerking schriftelijk vast.
4. Persoonsgegevens over individuele medewerkers worden niet aan de opdrachtgever verstrekt zonder geldige juridische grondslag.
5. Rapportages voor de opdrachtgever worden, waar het individuele medewerkerondersteuning betreft, geanonimiseerd opgesteld.

Artikel 14 – Tarieven en betaling

1. Tarieven worden vermeld in de offerte of opdrachtbevestiging en zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. De opdrachtgever betaalt facturen binnen veertien dagen na factuurdatum.
3. Een vaste prijs geldt voor de in de offerte omschreven omvang van de opdracht. Aanvullende werkzaamheden kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht.
4. Bij doorlopende dienstverlening mag She Care Consulting haar tarieven eenmaal per kalenderjaar aanpassen. Zij informeert de opdrachtgever hierover ten minste één maand vooraf schriftelijk.
5. Wanneer de opdrachtgever niet tijdig betaalt, ontvangt deze een schriftelijke betalingsherinnering. Wanneer betaling daarna binnen de gestelde termijn uitblijft, is de opdrachtgever in verzuim en zijn wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
6. She Care Consulting mag werkzaamheden opschorten wanneer opeisbare facturen ondanks schriftelijke herinnering niet worden betaald.

Artikel 15 – Beëindiging

1. Een opdracht voor bepaalde tijd eindigt op de overeengekomen einddatum.
2. Iedere partij mag een opdracht met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de andere partij failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt of krijgt, of wezenlijk tekortschiet en deze tekortkoming na een schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn herstelt.
3. Beëindiging ontslaat de opdrachtgever niet van betalingsverplichtingen die betrekking hebben op reeds verschuldigde bedragen.
4. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging voort te duren, waaronder bepalingen over vertrouwelijkheid, privacy, intellectueel eigendom en aansprakelijkheid, blijven van kracht.

Artikel 16 – Aansprakelijkheid

1. She Care Consulting is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de opdracht.
2. She Care Consulting is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
3. She Care Consulting is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte informatie van de opdrachtgever, medewerker of andere betrokken partij.
4. She Care Consulting is niet aansprakelijk voor beslissingen of uitkomsten van werkgevers, zorgverleners, gemeenten, uitvoeringsinstanties, verzekeraars of andere onafhankelijke derden.
5. Voor zover She Care Consulting aansprakelijk is, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.
6. Wanneer om welke reden dan ook geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever voor de betreffende opdracht aan She Care Consulting heeft betaald. Bij een doorlopende opdracht geldt maximaal het bedrag dat in de zes maanden voorafgaand aan de schade voor de betreffende opdracht is betaald.
7. De beperkingen gelden niet wanneer uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid volgens dwingend recht niet is toegestaan, waaronder in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van She Care Consulting.
8. De opdrachtgever meldt een mogelijke schadeclaim zo spoedig mogelijk nadat deze daarmee bekend is geworden schriftelijk aan She Care Consulting.

Artikel 17 – Overmacht

1. She Care Consulting is niet gehouden een verplichting na te komen wanneer nakoming redelijkerwijs onmogelijk is door omstandigheden buiten haar redelijke invloedssfeer.
2. Tijdens overmacht worden de betreffende verplichtingen opgeschort voor zover nakoming niet mogelijk is.
3. Duurt de situatie langer dan twee maanden en kan voortzetting redelijkerwijs niet worden verlangd, dan mag iedere partij de opdracht schriftelijk beëindigen.
4. Reeds uitgevoerde werkzaamheden en reeds verschuldigde bedragen blijven verschuldigd.

Artikel 18 – Intellectueel eigendom

1. Intellectuele eigendomsrechten op door She Care Consulting ontwikkelde methodieken, formats, modellen, presentaties, trainingsmaterialen en andere materialen blijven bij She Care Consulting, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2. De opdrachtgever mag verstrekte materialen en eindproducten gebruiken binnen de eigen organisatie voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
3. Materialen die bedoeld zijn voor interne communicatie met medewerkers mogen voor dat doel binnen de organisatie worden verspreid.
4. Zonder schriftelijke toestemming mogen materialen van She Care Consulting niet commercieel worden geëxploiteerd, verkocht of buiten de eigen organisatie worden verspreid, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Artikel 19 – Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
3. Wanneer dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter.

Artikel 20 – Wijziging van de algemene voorwaarden

1. She Care Consulting mag deze algemene voorwaarden wijzigen.
2. Nieuwe voorwaarden gelden voor opdrachten die na de ingangsdatum van de gewijzigde voorwaarden worden aangegaan.
3. Voor lopende opdrachten blijven de voorwaarden gelden die bij het aangaan van de opdracht van toepassing waren, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
4. De meest actuele versie staat op de website van She Care Consulting.