Juridisch
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 25 september 2026
She Care Consulting gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren, met wie we gegevens delen en welke rechten u heeft.
She Care Consulting ondersteunt werkgevers rondom werk & mantelzorg. Daarbij kunnen we zowel contact hebben met werkgevers, HR en leidinggevenden als rechtstreeks met medewerkers die gebruikmaken van onze ondersteuning.
De vertrouwelijkheid van medewerkers staat daarbij centraal.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
She Care Consulting
Contactpersoon: Misha van der Zee
E-mail: contact@shecareconsulting.nl
Telefoon: 06 44 69 18 84
KvK-nummer: 97956287
She Care Consulting is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens voor zover zij zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.
Wanneer She Care Consulting in het kader van een opdracht persoonsgegevens verwerkt waarbij ook een opdrachtgever betrokken is, worden de privacyrollen en verantwoordelijkheden waar nodig aanvullend met de opdrachtgever vastgelegd.
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande gegevens.
2. Van wie verwerken we persoonsgegevens?
We kunnen persoonsgegevens verwerken van:
- bezoekers van onze website;
- personen die contact met ons opnemen;
- potentiële en bestaande opdrachtgevers;
- contactpersonen bij opdrachtgevers;
- HR-professionals en leidinggevenden;
- medewerkers die gebruikmaken van ondersteuning van She Care Consulting;
- leveranciers en zakelijke samenwerkingspartners.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Contact via website, e-mail of telefoon
We kunnen onder meer verwerken:
- naam;
- functie of rol;
- organisatie;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- inhoud van uw bericht.
Kennismaking en afspraken
Wanneer u een afspraak maakt, kunnen we uw naam, contactgegevens, organisatie, datum en tijdstip van de afspraak en informatie die u zelf verstrekt verwerken.
Opdrachtgevers
Van opdrachtgevers en hun contactpersonen verwerken we gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, planning, communicatie, facturatie en administratie.
Medewerkers die ondersteuning krijgen
Wanneer een medewerker gebruikmaakt van She Care Consulting, verwerken we alleen gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor de ondersteuning.
Dit kunnen zijn:
- naam;
- contactgegevens;
- informatie over de mantelzorgvraag;
- relevante informatie over knelpunten in de combinatie van werk, zorg en privé;
- informatie die nodig is om mogelijke ondersteuning en vervolgstappen te bespreken.
Tijdens gesprekken kan informatie over gezondheid of een zorgsituatie aan de orde komen. Dit kan bijzondere persoonsgegevens betreffen.
She Care Consulting hanteert het uitgangspunt van dataminimalisatie: we vragen en registreren niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de ondersteuning.
Gezondheidsgegevens of andere gevoelige informatie over een naaste worden alleen vastgelegd voor zover dit daadwerkelijk noodzakelijk en rechtmatig is. Waar mogelijk registreren we de ondersteuningsvraag zonder onnodige medische details over de medewerker of diens naaste.
4. Vertrouwelijkheid van medewerkerondersteuning
Medewerkers kunnen binnen een opdracht rechtstreeks gebruikmaken van ondersteuning van She Care Consulting.
De inhoud van persoonlijke gesprekken en de individuele mantelzorgsituatie worden vertrouwelijk behandeld.
She Care Consulting deelt in beginsel geen inhoudelijke informatie over een individuele medewerker met de werkgever.
De werkgever krijgt dus niet automatisch informatie over:
- wat een medewerker tijdens een gesprek vertelt;
- medische of gezondheidsinformatie;
- persoonlijke omstandigheden;
- concrete adviezen of vervolgstappen die met de medewerker zijn besproken.
Wanneer geanonimiseerde rapportage onderdeel is van de opdracht, kan She Care Consulting terugkerende vragen, knelpunten en signalen vertalen naar inzichten op organisatieniveau.
Deze rapportage wordt zo opgesteld dat individuele medewerkers daaruit niet identificeerbaar zijn.
Alleen wanneer verstrekking van persoonsgegevens aan een opdrachtgever of andere partij een geldige juridische grondslag heeft, kan daarvan worden afgeweken.
5. Waarvoor verwerken we persoonsgegevens?
Contact en kennismaking
We verwerken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, afspraken te maken en contact te onderhouden.
Dit gebeurt afhankelijk van de situatie op basis van stappen voorafgaand aan een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om zakelijke communicatie af te handelen.
Uitvoering van zakelijke opdrachten
Gegevens van opdrachtgevers en zakelijke contactpersonen worden verwerkt om offertes en overeenkomsten uit te voeren, afspraken te plannen, te communiceren, te factureren en de zakelijke relatie te onderhouden.
De grondslag kan afhankelijk van de situatie uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang zijn.
Ondersteuning van medewerkers
Wanneer een medewerker gebruikmaakt van She Care Consulting, verwerken we persoonsgegevens voor zover daarvoor een geldige AVG-grondslag bestaat en de gegevens nodig zijn voor de ondersteuning.
Wanneer bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder gezondheidsgegevens, gebeurt dit alleen wanneer naast een geldige AVG-grondslag ook een toepasselijke wettelijke uitzondering op het verbod op verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat.
Wanneer daarvoor uitdrukkelijke toestemming wordt gebruikt, vraagt She Care Consulting deze rechtstreeks aan de medewerker. De werkgever geeft deze toestemming niet namens de medewerker.
De medewerker kan een gegeven toestemming weer intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.
Geanonimiseerde organisatie-inzichten
Informatie uit individuele ondersteuning kan worden gebruikt om terugkerende vragen of knelpunten te herkennen.
Voordat dergelijke informatie aan een opdrachtgever wordt verstrekt, wordt deze geanonimiseerd zodat deze niet tot individuele medewerkers herleidbaar is.
Administratie
Persoonsgegevens worden verwerkt voor financiële administratie, facturatie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Website en beveiliging
Technische gegevens kunnen worden verwerkt om de website veilig en goed te laten functioneren.
6. De pilot en persoonsgegevens
Wanneer een werkgever start met een pilot, kan She Care Consulting gedurende de afgesproken periode ondersteuning beschikbaar stellen aan een vooraf afgesproken aantal medewerkers.
De werkgever faciliteert de toegang tot de dienstverlening, maar krijgt daardoor geen toegang tot de inhoud van individuele gesprekken.
Waar mogelijk meldt een medewerker zich rechtstreeks bij She Care Consulting aan.
She Care Consulting verwerkt vervolgens alleen persoonsgegevens die nodig zijn om de medewerker te ondersteunen.
Informatie uit meerdere individuele situaties kan worden gebruikt om geanonimiseerde patronen en knelpunten op organisatieniveau zichtbaar te maken.
Persoonlijke gegevens en individuele situaties worden niet opgenomen in de organisatierapportage.
Wanneer de omvang van de groep of de aard van informatie ertoe leidt dat een medewerker ondanks verwijdering van naam of directe identificatie toch herkenbaar zou kunnen zijn, wordt die informatie niet als geanonimiseerd organisatie-inzicht gerapporteerd.
Deze laatste zin is belangrijk. Alleen een naam weghalen maakt informatie volgens de AVG niet automatisch anoniem; informatie die nog tot iemand herleidbaar is, blijft persoonsgegevens. De AP maakt dit onderscheid ook.
7. Bijzondere persoonsgegevens
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden extra beschermd.
She Care Consulting vraagt daarom niet standaard om diagnoses, medische dossiers of andere uitgebreide medische informatie.
Wanneer dergelijke informatie tijdens een gesprek aan de orde komt, wordt alleen vastgelegd wat noodzakelijk is voor de betreffende ondersteuning en waarvoor verwerking rechtmatig is.
She Care Consulting verstrekt gezondheidsgegevens van medewerkers niet aan de werkgever zonder geldige juridische grondslag.
8. Bewaartermijnen
She Care Consulting bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
We hanteren in beginsel de volgende termijnen:
- contactaanvragen en correspondentie die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
- persoonsgegevens die uitsluitend worden gebruikt voor individuele medewerkerondersteuning: gedurende de ondersteuning en in beginsel maximaal 6 maanden na afsluiting van de individuele ondersteuning;
- geanonimiseerde organisatierapportages: deze bevatten geen persoonsgegevens en kunnen langer worden bewaard;
- zakelijke overeenkomsten, offertes en relevante correspondentie: zolang dit noodzakelijk is voor de zakelijke relatie en voor het kunnen vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van eventuele rechtsvorderingen;
- financiële administratie en gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht geldt: gedurende de wettelijke bewaartermijn;
- technische loggegevens: zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is voor beveiliging en technisch beheer.
Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of anderszins rechtmatig noodzakelijk is.
Voor nu zou ik die 6 maanden daadwerkelijk hanteren. Dat is geen wettelijke standaardtermijn, maar een door She Care gekozen bewaartermijn op basis van het uitgangspunt dat je individuele mantelzorginformatie niet langer moet bewaren dan nodig. De AVG vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk.
9. Met wie delen we persoonsgegevens?
She Care Consulting verkoopt persoonsgegevens niet.
Voor onze bedrijfsvoering kunnen we gebruikmaken van dienstverleners voor bijvoorbeeld:
- websitehosting;
- zakelijke e-mail;
- online afspraken;
- digitale opslag;
- administratie en boekhouding;
- beveiliging en IT-dienstverlening.
Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend namens She Care Consulting verwerkt, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid.
Wanneer She Care Consulting een medewerker verwijst naar een onafhankelijke externe deskundige of organisatie, worden persoonsgegevens niet automatisch aan deze partij verstrekt.
Wanneer overdracht van persoonsgegevens nodig is, beoordelen we vooraf of daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer She Care Consulting daartoe wettelijk verplicht is of wanneer een bevoegde instantie dit rechtsgeldig verlangt.
10. Inzet van andere deskundigen
She Care Consulting kan in de toekomst andere deskundigen inzetten voor onderdelen van de dienstverlening.
Voordat zij toegang krijgen tot persoonsgegevens van medewerkers, wordt bepaald welke privacyrol zij hebben en welke afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en persoonsgegevens noodzakelijk zijn.
Externe deskundigen krijgen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor hun werkzaamheden.
11. Persoonsgegevens buiten de EER
Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgt She Care Consulting ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan.
Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of toepasselijke standaardcontractbepalingen betreffen.
12. Cookies
De website gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website.
Wanneer analytische, marketing- of trackingcookies worden gebruikt waarvoor voorafgaande toestemming nodig is, worden deze niet geplaatst voordat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven.
Wanneer het gebruik van cookies of analysetools verandert, worden de cookie-instellingen en deze privacyverklaring waar nodig aangepast.
13. Beveiliging
She Care Consulting neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Daarbij wordt onder meer aandacht besteed aan:
- beveiligde verbindingen;
- sterke en unieke wachtwoorden;
- tweestapsverificatie waar mogelijk;
- beperkte toegang tot persoonsgegevens;
- beveiligde digitale opslag;
- actuele software;
- zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.
14. Datalekken
Wanneer sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordeelt She Care Consulting of sprake is van een datalek en welke maatregelen nodig zijn.
Wanneer de AVG dit vereist, wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en worden betrokken personen geïnformeerd.
15. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heeft u onder de AVG onder meer het recht om:
- uw persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
- in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking in bepaalde gevallen te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- in toepasselijke gevallen persoonsgegevens te ontvangen of te laten overdragen;
- een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.
Een verzoek kan worden gestuurd naar:
We reageren in beginsel binnen één maand.
Wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen, kunnen we om aanvullende informatie vragen. Daarbij vragen we niet meer gegevens dan noodzakelijk.
16. Klachten
Heeft u vragen of bent u niet tevreden over de manier waarop She Care Consulting met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
17. Wijzigingen
She Care Consulting kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.
De meest actuele versie staat op de website. Bovenaan staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.